¿Cuánto tiempo puede perder un despacho profesional simplemente abriendo, leyendo y clasificando notificaciones de la Administración? Para Manuel González, administrador de G26 Fiscal Legal, la respuesta era clara: demasiadas horas de talento desperdiciadas en tareas de bajo valor.
El laberinto de las Notificaciones Administrativas
En una firma como G26, el flujo de notificaciones es constante y crítico. Hasta hace muy poco, el proceso era manual y bastante tedioso:
- Abrir cada PDF
- Interpretar su contenido (ya sea una providencia de apremio, una diligencia de embargo, una multa o una simple comunicación informativa…)
- Renombrar el archivo y guardarlo en la carpeta del cliente
- Asignarlo al gestor correspondiente
- Y por último, enviar un correo resumen personalizado con la información principal en diferentes idiomas.
Todo este proceso, repetido decenas de veces, consumía de 8 a 12 horas semanales de trabajo administrativo.
Este sistema manual no solo era lento, sino que generaba riesgos operativos:
- Riesgo de omisión: La dependencia de una revisión manual aumentaba la posibilidad de pasar por alto plazos urgentes.
- Cuellos de botella: Las tareas se concentraban en personas específicas, frenando la agilidad del despacho.
- Pérdida de foco: El equipo dedicaba su energía a la burocracia en lugar de al asesoramiento estratégico de sus clientes.
«La clave de estas automatizaciones es la cantidad de horas que recuperamos. Cuando dejas que la tecnología se ocupe de lo repetitivo, el equipo puede dedicar la mañana de los viernes a lo que de verdad aporta valor al cliente: la estrategia y el servicio.»
— Manuel González, Administrador en G26 Fiscal Legal.
La Solución: Un Asistente IA para el Back-Office
Desde Andalia implementamos un Asistente Inteligente de Notificaciones integrado directamente con el entorno Microsoft 365 y SharePoint de G26.
¿Cómo funciona el sistema?
1- Lectura y Clasificación Automática: Al subir los archivos a una carpeta compartida, la IA procesa cada PDF mediante reconocimiento avanzado. Identifica instantáneamente si se trata de una multa de tráfico, una sanción o una diligencia de embargo.
2- Etiquetado y Renombrado Inteligente: El sistema extrae los datos clave y renombra el archivo con un formato estandarizado para una organización impecable.
3- Borradores de Email «Listos para enviar»: Para las notificaciones que requieren acción, el sistema genera automáticamente un borrador de correo en el Outlook del gestor correspondiente. El email incluye un resumen de la notificación en los idiomas preferidos por el cliente y el PDF original adjunto, listo para ser revisado y enviado al cliente.
4- Asignación por Cartera: Gracias a una integración con su base de datos de clientes, el sistema sabe exactamente a qué gestor enviar cada alerta o borrador.
De horas de gestión a segundos de revisión
La automatización ha transformado la operativa diaria de G26, permitiendo un crecimiento escalable sin aumentar la carga administrativa:
- Eficiencia radical: El tiempo de gestión para cada notificación ha pasado de varios minutos a prácticamente cero.
- Retorno de Inversión (ROI): Se estima que el sistema se amortiza en menos de 6 meses gracias al ahorro de entre 8 y 12 horas semanales.
- Seguridad Total: Los datos nunca salen del entorno de Microsoft del cliente, garantizando el cumplimiento de la RGPD.
En G26 ya no se «gestionan» notificaciones; se supervisan resultados. Gracias a la visión de Manuel González, el despacho ha dado el paso definitivo hacia una administración inteligente donde la tecnología trabaja para las personas, y no al revés.