Tu administración sí puede dejar de teclear. Pedido Cero lee los pedidos que llegan por correo, WhatsApp, audio, fotografía y teléfono, los interpreta contra el histórico de compra de cada cliente y los registra en tu ERP. Sin aplicación nueva para tu cliente y sin cambiar tu sistema de gestión.
El coste de pasar pedidos a mano no está en las horas. Está en cuándo hay que hacerlas
Un pedido tarda entre dos y cuatro minutos en trasladarse manualmente al ERP. Multiplicado por el volumen diario de una distribuidora, equivale al sueldo de media persona dedicada a copiar lo que alguien ya había escrito.
Pero el problema de fondo es el horario. Los pedidos entran de noche, en fin de semana y en temporada alta todos a la vez. Y si tu compromiso de entrega es de 24 o 48 horas, el pedido tiene que estar registrado a tiempo para que el almacén prepare y las rutas salgan. Eso obliga a entrar temprano, a quedarse tarde o a trabajar en domingo.
- 23:41. La hora a la que entra un pedido cuando tu cliente cierra la cocina. Nadie lo lee hasta la mañana siguiente.
- Domingo. En hostelería los pedidos no descansan. El lunes se procesa todo acumulado y con prisa.
- Segunda entrega. Lo que cuesta de verdad un error de transcripción: repartir otra vez, recoger la devolución y dar explicaciones.
Tres pasos, sin nadie en medio
El sistema se conecta a los canales que ya utilizas y al ERP que ya tienes. Tu cliente no percibe ningún cambio, y esa es precisamente la idea.
Paso 1 · Entra el pedido como quiera el cliente
Correo con el pedido en el cuerpo del mensaje o en un PDF adjunto, mensaje de WhatsApp, nota de voz, fotografía de un papel escrito a mano o llamada telefónica. No hay formato correcto ni horario de entrada.
Paso 2 · Se interpreta contra el histórico de ese cliente
Aquí está la diferencia. El pedido no se contrasta con un catálogo genérico, sino con lo que ese cliente concreto lleva comprando. Por eso «dos cajas de leche» se convierte en la referencia exacta que compra desde hace años, y «lo de siempre» significa algo distinto para cada uno de tus clientes.
Paso 3 · Se registra en tu ERP, o pasa a revisión
Si todo encaja, el pedido se crea y el cliente recibe la confirmación por el mismo canal por el que escribió. Si algo no está claro, el sistema no escribe: lo marca para que una persona lo resuelva en segundos.
Se implanta por canales, no de una vez
Se empieza por el canal que más carga genera y se añaden los siguientes cuando el primero ya está dando resultado. Cada canal es una fase con alcance cerrado.
Correo electrónico
Lectura de la bandeja de pedidos, incluidos los adjuntos en PDF e imagen. Es la fase de arranque y la que valida el motor de emparejamiento contra tu catálogo real.
Bandeja compartida para todo el equipo. Procesa texto, notas de voz y fotografías de pedidos manuscritos, y espera a que el cliente termine de escribir antes de dar el pedido por cerrado.
Teléfono
Línea de atención con voz natural que identifica al cliente por su número y recoge el pedido conversando. Si el cliente pide hablar con una persona, la llamada se transfiere a tus oficinas. Fuera de horario, transcribe el buzón y lo procesa igual.
Funcionando en Comercial Galera
Comercial Galera es una de las distribuidoras de alimentación para hostelería de referencia en Málaga. Sirve a más de 1.200 establecimientos con un catálogo de más de 500 referencias, y se compromete a entregar en un plazo de 24 a 48 horas.
Antes de la implantación, sostener esa promesa exigía que alguien entrara muy temprano entre semana a registrar los pedidos de la noche, y que una persona acudiera los domingos por la tarde, fuera de su jornada, para que el lunes el reparto pudiera salir a su hora.
La primera fase, la de pedidos por correo, ya está en producción.
8 de cada 10 pedidos que entran por correo se registran hoy en el ERP sin que nadie los toque.
Puedes ver otros proyectos parecidos en nuestros casos de éxito.
El 20 % restante no es un margen de error
Los pedidos que el sistema no puede resolver con seguridad no se escriben en el ERP. Pasan a una bandeja de revisión con el mensaje original al lado.
Es una decisión de diseño deliberada. Un sistema que automatiza el cien por cien está registrando peticiones que no ha comprendido, y en distribución ese error se paga en una segunda entrega o en una devolución.
Lo que Pedido Cero no hace
Conviene decirlo antes de la primera reunión, porque probablemente ya te han ofrecido alguna de estas tres cosas.
- No sustituye a tu ERP. Es una capa que escribe sobre el sistema que ya tienes. Sin migración, sin proyecto de meses y sin negociar con tu proveedor de software.
- No pide nada a tus clientes. Ni aplicación, ni portal, ni usuario, ni formación. Si ya intentaste implantar un portal de pedidos y acabó sin uso, sabes exactamente por qué esto importa.
- No promete el cien por cien. El sistema se detiene cuando no está seguro, en lugar de escribir algo que no ha entendido.
¿Encaja con tu negocio?
Funciona muy bien en unos casos y no funciona en otros. Antes de que invirtamos tiempo los dos en una reunión, comprueba si te reconoces.
Funciona si
- Recibes más de 20 pedidos diarios por WhatsApp, teléfono o correo
- Tus clientes son recurrentes y compran productos similares cada semana
- Alguien de tu equipo dedica dos horas o más al día a trasladarlos al ERP
- Tu ERP admite API, importación de fichero o acceso a base de datos
No funciona si
- Tus clientes son esporádicos y cada pedido es distinto del anterior
- Tu catálogo no tiene referencias estables
- El volumen es bajo y una persona lo gestiona sin dificultad
- Tu ERP está cerrado y no permite ninguna vía de entrada de datos
Antes de venderte nada, medimos
El diagnóstico es gratuito y no es una llamada comercial encubierta. Analizamos tus pedidos reales de los últimos 30 días y te decimos qué porcentaje podría registrarse de forma automática en tu ERP, qué quedaría en revisión y cuántas horas mensuales recuperas. Con tus datos, no con una media del sector.
Para realizarlo necesitamos 30 días de pedidos reales y saber cómo se conecta tu ERP. Sin eso no hay diagnóstico, solo una estimación, y de esas ya tienes varias.
Firmamos un acuerdo de confidencialidad antes de que nos envíes nada. Tus pedidos se procesan en la Unión Europea, se usan únicamente para el diagnóstico y se eliminan si decides no seguir adelante.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de ERP?
No. Pedido Cero es una capa que escribe sobre el sistema de gestión que ya utilizas. No hay migración ni sustitución.
¿Y si mi ERP no tiene API?
Existen tres vías de conexión: API, importación de fichero o escritura sobre base de datos con tabla intermedia. La mayoría de los ERP admite al menos una. Es lo primero que comprobamos.
¿Mis clientes tienen que instalar algo?
No. Siguen pidiendo exactamente igual que hoy, por el canal que prefieran.
¿Qué pasa si el sistema se equivoca?
Solo registra los pedidos que puede resolver con seguridad contra el histórico del cliente. El resto pasa a una bandeja de revisión con el mensaje original al lado.
¿Cuánto se tarda en implantarlo?
La primera fase, entre tres y cuatro semanas desde que disponemos de los accesos técnicos. Ese plazo depende en buena medida de la agilidad de tu proveedor de ERP.
¿Cuánto cuesta?
Depende de tu ERP, de los canales que actives y del estado de tu histórico. Se abona la implantación una vez y una cuota mensual por el mantenimiento del servicio, y la implantación se factura por fases: tú decides la siguiente cuando la anterior ya está en producción. La cifra sale del diagnóstico, no de una tarifa.
¿Dónde se guardan mis datos?
En un servidor dedicado en la Unión Europea. Tu información comercial y los datos de tus clientes no salen de tu perímetro.
¿Por qué una cuota mensual y no un pago único?
Porque lo que se mantiene no es el software, es que siga funcionando cuando Meta cambie su API, cuando tu ERP se actualice y cuando los modelos evolucionen. Un desarrollo congelado se degrada solo, y la factura de repararlo llega igual, pero de golpe.