Fabricando Proyectos se enfrentaba a un proceso de informes de inspección técnica extremadamente ineficiente. El flujo dependía de una sola persona, lo que generaba un cuello de botella operativo y un alto riesgo de inconsistencia en los datos.
El «Viernes de Informes» que nadie quería hacer
Recibir peticiones por email, comprobar equipos manualmente y copiar/pegar datos entre múltiples archivos Excel. Un trabajo tedioso que requería máxima atención para no cometer errores al manipular cientos de datos. Un mínimo de 3 horas al mes dedicadas a tareas de bajo valor añadido en lugar de a labores estratégicas.
«Era un proceso tedioso que había que repetir decenas o cientos de veces al mes… había que prestar mucha atención para no equivocarse con ningún dato.»— Luis Márquez, CEO de Fabricando Proyectos.
«Era un proceso tedioso que había que repetir decenas o cientos de veces al mes… había que prestar mucha atención para no equivocarse con ningún dato.»— Luis Márquez, CEO de Fabricando Proyectos.
Un flujo inteligente y autónomo
Se diseñó e implementó un sistema basado en la plataforma n8n, transformando un caos manual en un proceso inteligente. ¿En qué consiste la automatización?
- El proceso se inicia automáticamente cuando se sube un nuevo Excel a Google Drive.
- El flujo procesa el listado de equipos, busca coincidencias en el listado maestro y autorellena la información necesaria.
- El sistema completa las plantillas en Google Docs, genera los PDFs de forma individual y los almacena ordenadamente.
- Se envía un email de confirmación con un resumen ejecutivo y un reporte de posibles excepciones (equipos no encontrados).
Rapidez y seguridad
La implementación se realizó en 4 semanas, desde la planificación inicial hasta el despliegue en producción.
Además, se integraron los nuevos desarrollos sobre las herramientas corporativas de Fabricando Proyectos, cumpliendo con los mejores estándares de seguridad de la información y asegurando que los datos nunca salieran del entorno del cliente.
El impacto en números
El éxito del proyecto de automatización se puede comprobar con las siguientes métricas:
- 95% de ahorro de tiempo: Lo que antes tomaba horas de atención máxima, ahora se realiza de forma instantánea.
- Calidad garantizada: La posibilidad de error humano se ha eliminado prácticamente por completo al automatizar los trabajos mecánicos.
- ROI acelerado: Con una inversión inicial baja, el proyecto se amortiza en menos de 10 meses sólo con el tiempo liberado del personal.
«Podemos dedicar este tiempo a otro trabajo que sí necesite de una persona detrás… la calidad del trabajo aumenta ya que el error humano prácticamente se ha eliminado.»— Luis Márquez, CEO de Fabricando Proyectos.
Si tu equipo pierde horas en Excel, informes o tareas repetitivas, podemos ayudarte a crear tu propio asistente digital.
«Hoy en día todos tenemos algún trabajo o tarea que nos absorbe mucho tiempo. El equipo de Andalia va a poder automatizarlo de forma que el tiempo dedicado se reduzca drásticamente, pudiendo dedicar ese tiempo ahorrado a otra cosa.»
Luis Márquez, CEO de Fabricando Proyectos